📝 Étude de cas : comment une agence a gagné 20 heures par mois grâce à l’automatisation

🎯 Introduction

Dans un environnement où le temps est une ressource rare, l’automatisation n’est plus un luxe, mais une nécessité. Les agences marketing, souvent débordées entre la gestion des leads, la production de contenu, le reporting ou encore les relances clients, peuvent bénéficier d’un gain de productivité massif avec les bons outils.

Découvrez à travers cette étude de cas comment une agence marketing digitale de 8 personnes a réussi à économiser plus de 20 heures par mois, sans développer une seule ligne de code.

🧩 Contexte de départ

L’agence « Nova Com’ » gérait :

• 18 clients actifs
• Des campagnes emailing hebdomadaires
• Des publications sur 3 réseaux sociaux
• Des leads entrants via formulaire sur leur site
• Et des dizaines de relances commerciales chaque semaine

Le tout, de manière manuelle. Résultat : des oublis fréquents, une surcharge de travail sur l’équipe commerciale, et peu de temps pour l’analyse stratégique.

🛠️ Les objectifs de l’automatisation

✅ Réduire le temps passé sur les tâches répétitives
✅ Assurer un meilleur suivi des leads et des relances
✅ Automatiser le reporting hebdomadaire
✅ Optimiser les publications réseaux sociaux
✅ Mettre en place des séquences email automatiques

🔁 Les automatisations mises en place

1. Relances client automatiques

💼 Problème : les devis envoyés n’étaient pas toujours suivis d’une relance.
⚙️ Solution : intégration entre Google Sheets + Make.com + Gmail
📩 Un email de relance personnalisé est envoyé automatiquement à J+4 si le devis n’a pas reçu de réponse.

⏱️ Temps gagné : 5 heures/mois

2. Suivi des leads entrants

💼 Problème : perte de leads faute de traitement rapide.
⚙️ Solution : formulaire Webflow connecté à HubSpot via Zapier.
🔁 À chaque soumission, un pipeline est mis à jour et une séquence d’emails est déclenchée automatiquement.

⏱️ Temps gagné : 4 heures/mois

3. Reporting hebdomadaire automatisé

💼 Problème : les rapports clients prenaient 20 à 30 minutes à générer à la main.
⚙️ Solution : automatisation via Looker Studio + Google Sheets + Slack
📊 Chaque lundi, un rapport synthétique est envoyé automatiquement à l’équipe projet.

⏱️ Temps gagné : 4 heures/mois

4. Planification des publications réseaux sociaux

💼 Problème : la publication manuelle sur 3 plateformes prenait trop de temps.
⚙️ Solution : contenu préparé dans Notion → connecté à Buffer via Make
📱 Les posts sont programmés une semaine à l’avance, avec notifications de validation.

⏱️ Temps gagné : 3,5 heures/mois

5. Campagnes email post-rendez-vous

💼 Problème : chaque prospect avait besoin d’un email de suivi différent.
⚙️ Solution : séquence de 3 emails personnalisés envoyés via Brevo + Airtable + Make.com

⏱️ Temps gagné : 3,5 heures/mois

📊 Résultat global

✅ Total : 20 heures gagnées par mois
🧘‍♂️ Réduction du stress sur les équipes
🔁 Meilleur taux de conversion
📈 +15 % d’opportunités commerciales converties

💡 Clés de réussite

Ne pas vouloir tout automatiser d’un coup

Prioriser les tâches les plus chronophages

Choisir les bons outils no-code (Make, Zapier, Airtable, Slack, etc.)

Tester chaque automatisation avant déploiement total

Impliquer les équipes dès le départ

🤔 FAQ

❓ Est-ce qu’il faut savoir coder ?

Absolument pas ! Tous les workflows ont été réalisés avec des outils no-code.

❓ Est-ce que l’investissement en temps est important ?

Le setup initial a pris 2 à 3 jours, mais a permis un retour sur investissement dès le premier mois.

📣 Conclusion

L’automatisation a permis à Nova Com’ de reprendre le contrôle sur son temps, tout en améliorant la qualité de service et la réactivité de ses équipes. Et vous ? Êtes-vous prêt à automatiser intelligemment vos process métiers ?

👉 Contactez Zapify et identifions ensemble les tâches que vous pouvez automatiser rapidement pour gagner en productivité. 🚀